Evita estos errores de comunicación en tu empresa

El 97% de los empleados cree firmemente que la comunicación tiene un impacto en las tareas que se realizan todos los días. La comunicación empresarial efectiva está en el corazón de cada negocio exitoso, sin importar el tamaño o la industria.

De hecho, todo en su negocio se resuelve alrededor de una buena comunicación, al igual que del mejoramiento de la cultura organizacional. Esto tiene consecuencias a nivel interno con sus empleados, proveedores, compañeros de trabajo y miembros del equipo. De la misma manera tiene repercusiones positivas en la comunicación de cara a sus clientes o consumidores. Para darle algunos consejos prácticos, hemos resumido algunas de las lecciones que los líderes tienden a pasar por alto.

Errores de comunicación empresarial que puedes estar cometiendo

Es un hecho que la productividad puede llegar a mejorar hasta en un 25 % cuando todos los miembros de las empresas están conectados. Pero así como hay estadísticas positivas, los problemas en la forma de comunicación dentro de las organizaciones pueden ser costosos. Terminan por conducir a la pérdida de empleados y clientes. Afortunadamente, hay muchas maneras de mejorar la comunicación en el lugar de trabajo.

Usar un enfoque de comunicación con la misma talla para todos

Para lograr una mejor comunicación empresarial, los gerentes y líderes deben adaptar su estilo de comunicación a cada grupo generacional. Es de esta manera como se observan comportamientos diferentes.

Por ejemplo, los empleados de la Generación Y prefieren un enfoque más colaborativo para la comunicación, y los trabajadores más jóvenes, los de la Generación Z, puede que prefieran las interacciones en persona. Este es especialmente el caso de las nuevas fuerzas laborales multigeneracionales, que presentan un gran desafío para las comunicaciones internas de cualquier organización.

Optimizar los canales de comunicación

Entre 2014 y 2018 el empleado de oficina promedio recibió aproximadamente 90 correos electrónicos al día y envió alrededor de 40, muchos de los cuales son seguimientos a temas relevantes. No obstante, algunas de estas comunicaciones no se usan de manera efectiva: se hacen varios correos sobre un mismo asunto versus optimizar los contenidos dentro de un solo mensaje.

Si es necesario abordar varios problemas, presentarlos en un único correo electrónico. El cambio al correo electrónico de un solo canal no solo ahorra tiempo, sino que también reduce el volumen de correos que todos tienen que leer. Lo que le permite dedicar más tiempo y energía a las tareas de trabajo reales.

Otra de las formas para optimizar el uso de este canal es tener herramientas como Slack u Office 365 que centralizan las comunicaciones cotidianas y grupales para que no ‘desgasten’ el uso de correo electrónico. Una de sus ventajas es que este tipo de programas mantienen registro de las conversaciones, archivos y demás interacciones, lo que permite mantener la trazabilidad de los temas.

Fomentar la retroalimentación

En una escala de jerarquías, hay muchas personas a cargo, pero eso no significa que sus acciones, sus decisiones y sus pensamientos deban ser los únicos. Es importante invitar a todos los miembros de una organización a proporcionar comentarios y sugerencias. El primer llamado es a ser respetuosos con los comentarios que se reciban. De igual manera, decidir qué comentarios son útiles y cuáles descartar.

Es importante hacer preguntas perspicaces y específicas. Esta es una buena manera de hacer que dentro de la comunicación empresarial, el círculo de comentarios fluya. Finalmente, el ejercicio consiste en ser abiertos y considerar activamente cada sugerencia, incluso si finalmente rechaza la idea.

Suponer en lugar de hacer más preguntas

Si necesitan una aclaración para obtener una mejor comprensión, simplemente pedirla. No asumir que todos entendieron perfectamente el mensaje que trataban de transmitir. Es importante tomarse el tiempo para hacer un seguimiento y confirmar la comprensión. Estas son algunas de las preguntas que se pueden hacer para conocer, comprender y mejorar el compromiso:

⦁ ¿Sabes qué debe hacer para ayudar a la empresa a cumplir sus objetivos?
⦁ ¿Tienes suficiente información para tomar decisiones correctas sobre tu trabajo?
⦁ ¿Cómo podemos ayudar a que realices mejor tu trabajo?
⦁ ¿Hay algo que te moleste de tu trabajo?

Sobrecarga de información

El error contrario a una ruptura de las líneas de información en comunicación empresarial es la sobrecarga de ella. Si hay demasiado contenido, no tendrán tiempo para leerlo y mucho menos para absorberlo. La información compleja puede tomar demasiado tiempo para analizarla y lleva a una demora para actuar. También se deben seleccionar muy bien los canales de comunicación. De esta manera, la información llega a los colaboradores que realmente necesitan verla. Estar al tanto del minuto a minuto es solo otra forma de abrumar.

Usar los canales de comunicación activamente

Cuando se trata de comunicación, hay que ser rápido y proactivo. De hecho, la tecnología ha hecho que este tipo de objetivo sea mucho más fácil de lograr. El correo electrónico, los mensajes de texto y los mensajes directos hacen que un plan de comunicación empresarial constante en los negocios sea increíblemente eficiente. Por lo tanto, las empresas y los empleados tienen aún menos excusas para no estar al día con su comunicación.

Todos los pasos anteriores son poco útiles si no se asimila la información que recibimos. Es importante tener en cuenta que este proceso requiere algo de tiempo. La mejor forma de abordarlo es realizando un seguimiento continuo. Valoremos a los empleados, demos buen ejemplo y, sobre todo es importante recordar, no solo se trata de hablar. Debemos aprender a escuchar.

Bibliografía
Murray Newlands, 2016. Forbes, “5 Proven Ways To Improve Your Company's Communication”, Recuperado de https://www.forbes.com/sites/mnewlands/2016/01/26/5-proven-ways-to-improve-your-companys-communication/#3d6178f43118
Forbes Coaches Council, 2018. Forbes, “Common Communication Mistakes To Avoid As A Board Of Directors”, Recuperado de https://www.forbes.com/sites/forbescoachescouncil/2018/01/18/common-communication-mistakes-to-avoid-as-a-board-of-directors/#5552d2ad32b4
Liderazgo, 2019. Gestion.Org, “Errores más comunes de comunicación de las empresas”, Recuperado de https://www.gestion.org/errores-mas-comunes-de-comunicacion-de-las-empresas/

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